Question 1

Was ist betterPortrait?

Accepted Answer

betterPortrait ist die schweizweit führende Plattform zur Verwaltung und Erstellung von Mitarbeiterfotos ohne Fotograf:in. Das Herzstück von betterPortrait ist die automatisierte Bildbearbeitung. So wird ein Smartphone-Foto in wenigen Minuten zuverlässig und reproduzierbar in ein professionelles Mitarbeiterfoto verwandelt. Darüber hinaus bietet die Plattform diverse weitere Funktionen: Foto-Kollektion über das digitale Onboarding, fixfertige Integrationen in diverse HR-, CMS- und Speichersysteme, Prozessautomatisierung, etc.

Question 2

Wer steckt hinter betterPortrait?

Accepted Answer

Hinter betterPortrait stehen die Schweizer Unternehmer Pascal Josephy, Luca Tschudi und Jérôme Huber.

Question 3

Nutzt betterPortrait künstliche Intelligenz (AI / KI) für die Portrait-Erstellung?

Accepted Answer

Das fertig bearbeitete Portrait wird bei uns nicht künstlich generiert, sondern entspricht einer bearbeitete Version des hochgeladenen Smartphone-Fotos. Hinter den Kulissen arbeitet unser Algorithmus mit den neusten generativen Modellen, die wir teilweise selbst trainiert haben. Wir sind aktiv an der Forschung in diesem Feld involviert und verbessern unseren Algorithmus laufend.

Question 4

Kann ich betterPortrait vorab testen?

Accepted Answer

Ja, gerne richten wir euch einen Testzugang ein und führen dich in einer persönlichen Demo durch das System.

Question 5

Was passiert, wenn betterPortrait eingestellt wird?

Accepted Answer

Aufgrund der aktuellen Nachfrage gehen wir nicht davon aus, dass das passiert. Und falls doch: die bearbeiteten Bilder sind komplett in deinem Besitz und können jederzeit vollständig heruntergeladen und somit weiterverwendet werden.

Question 6

Was bedeutet digitales Onboarding?

Accepted Answer

Das digitale Onboarding ist unser digitaler Prozess, mit welchem deine Mitarbeitenden ihr Foto selber einreichen können. Sie erhalten eine persönliche Einladung per E-Mail und werden Schritt für Schritt durch den Prozess geführt. Die Web-App ist intuitiv, hat dein Branding und es können individuelle Styling-Guides hinterlegt werden. Wir prüfen das Foto auf Qualität und weisen schlechte Bilder automatisiert zurück.

Question 7

Wer erstellt die Smartphone-Fotos der Mitarbeitenden?

Accepted Answer

Es gibt zwei Möglichkeiten: Entweder übernehmen eine oder mehrere zentrale Personen vor Ort (z. B. aus HR oder Marketing) das Fotografieren. Das kann gesammelt am Einführungstag oder mit individuellen Terminen geschehen. Oder die Mitarbeitenden erhalten vor dem ersten Arbeitstag eine individuelle E-Mail mit einem sicheren Upload-Link und laden ihr eigenes Bild bequem selbst hoch. betterPortrait übernimmt in diesem Fall die Kommunikation und das Erinnern der Mitarbeitenden - bis das Foto hochgeladen wurde.

Question 8

Müssen sich Mitarbeitende eine App herunterladen?

Accepted Answer

Nein, betterPortrait funktioniert vollständig über eine Web-App. Die Mitarbeitenden erhalten einen Link per E-Mail oder SMS und können ihr Portrait direkt im Browser hochladen – ohne Installation.

Question 9

Welche Anforderungen haben die mit dem Smartphone aufgenommenen Bilder?

Accepted Answer

Je besser das mit dem Smartphone aufgenommene Bild bereits ist, desto besser ist auch die bearbeitete Version. Deshalb empfehlen wir jeweils ein möglichst neues Smartphone (z.B. nicht älter als zwei Jahre) für die Aufnahme der Fotos.

Question 10

Was passiert, wenn das hochgeladene Foto nicht den Anforderungen entspricht?

Accepted Answer

Bevor ein Foto hochgeladen werden kann, prüfen wir es automatisch und sicher auf Qualität. Entspricht ein Foto nicht den Anforderungen (z.B. wegen Unschärfe, Dunkelheit oder sonstigen Mängeln), wird es zurückgewiesen. Die konkreten Anforderungen können pro Firma individuell festgelegt werden. Unsere Kunden haben bis jetzt sehr gute Erfahrungen mit den eingereichten Fotos ihrer Mitarbeitenden gemacht.

Question 11

Was passiert wenn Mitarbeitende kein Foto hochladen?

Accepted Answer

Wir erinnern die Mitarbeitenden periodisch per Mail, SMS und Whatsapp - solange bis ein Foto hochgeladen wurde. Falls beim Unternehmen das Mitarbeiterfoto optional ist, können die Mitarbeitenden alternativ angeben, dass sie lieber kein Foto von sich hochladen.

Question 12

Kann ich den Einladungsprozess automatisieren?

Accepted Answer

Ja, es können individuelle Regeln für den Versand der Einladungen zum digitalen Onboarding hinterlegt werden. Bei den meisten Firmen wird die Einladung 30 Tage vor dem ersten Arbeitstag versendet. Wenn betterPortrait an dein HR-System angebunden ist, passiert das alles komplett automatisch und im Hintergrund.

Question 13

Müssen alle Portraits gleichzeitig erstellt werden?

Accepted Answer

Nein. betterPortrait ermöglicht dir ein Maximum an Flexibilität und richtet sich ganz nach euren Bedürfnissen und eurem Zeitplan. Mit dem Dashboard-Zugang können Fotos jederzeit aktualisiert, neu hochgeladen oder bei Mitarbeitenden angefragt werden.

Question 14

Was ist ein Preset?

Accepted Answer

Ein Preset ist bei betterPortrait eine Vorlage für die automatisierte Bildbearbeitung. Es definiert zum Beispiel, in welchem Format (Aspect Ratio) die Portraits erstellt werden sollen, die Auflösung und Pixeldichte, welchen Hintergrund sie erhalten und welche Art der Retusche angewendet werden soll.

Question 15

Können mehrere Presets hinterlegt werden?

Accepted Answer

Ja - es können beliebig viele Presets mit unterschiedlichen Formaten, Ausschnitten und Hintergründen definiert werden.

Question 16

Können Presets nachträglich erstellt oder geändert werden?

Accepted Answer

Ja! Bestehende Fotos können automatisch und ohne Kostenfolge in neuen Presets verarbeitet werden.

Question 17

Werden die Bilder noch von einem Menschen bearbeitet?

Accepted Answer

Die Bilder werden in einem ersten Schritt vollständig automatisiert verarbeitet. Für individuelle Wünsche steht im Dashboard eine Kommentarfunktion zur Verfügung. Auf Wunsch übernehmen unsere professionellen Fotograf:innen die manuelle Nachbearbeitung – so oft und so detailliert, bis ihr zufrieden seid. Ohne Zusatzkosten.

Question 18

Wie lange dauert es, bis das fertige Portrait verfügbar ist?

Accepted Answer

Üblicherweise dauert die Bearbeitung je nach Auslastung von unserem Server zwischen einer und fünf Minuten.

Question 19

Was, wenn ich mit der Bearbeitung nicht zufrieden bin?

Accepted Answer

Für individuelle Wünsche steht im Dashboard eine Kommentarfunktion zur Verfügung. Auf Wunsch übernehmen unsere professionellen Fotograf:innen die manuelle Nachbearbeitung – so oft und so detailliert, bis ihr zufrieden seid. Ohne Zusatzkosten.

Question 20

Was unterscheidet betterPortrait von KI-Headshot-Generatoren?

Accepted Answer

Der wesentliche Unterschied: betterPortrait bearbeitet echte Fotos, während KI-Headshot-Generatoren komplett neue, künstliche Bilder erstellen. Bei betterPortrait sieht man die echte Person – mit allen individuellen Merkmalen und authentischem Ausdruck. KI-generierte Bilder können unnatürlich wirken und zeigen oft eine „perfektionierte" Version, die nicht der Realität entspricht. Unsere Technologie verbessert Ihre Fotos professionell, ohne die Authentizität zu verfälschen.

Question 21

Warum sind betterPortrait-Fotos keine KI-generierten Bilder?

Accepted Answer

betterPortrait nutzt KI ausschliesslich für die Bildbearbeitung – nicht für die Bilderstellung. Das bedeutet: Ihr hochgeladenes Foto bleibt die Grundlage. Die KI optimiert Belichtung, entfernt Hintergründe, verbessert Hauttöne und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild. Sie „erfindet" aber keine neuen Gesichtszüge oder Merkmale. Das Ergebnis ist ein authentisches, professionell bearbeitetes Foto der echten Person.

Question 22

Werden alle meine Mitarbeiter gleich bearbeitet?

Accepted Answer

Ja, das ist einer der grössten Vorteile von betterPortrait. Durch die definierten Presets werden alle Fotos nach exakt denselben Parametern bearbeitet. Egal ob das Foto im Büro, zu Hause oder unterwegs aufgenommen wurde – das Ergebnis ist immer einheitlich. Gleicher Hintergrund, gleiche Farbgebung, gleicher Stil. So entsteht ein konsistentes Erscheinungsbild über alle Mitarbeiterfotos hinweg.

Question 23

Was bedeutet Post-Processing?

Accepted Answer

Post-Processing ist unser Angebot, bestehende Mitarbeiterfotos mit unserem Algorithmus einmalig zu vereinheitlichen und zu importieren. So können wir tausende bestehende Fotos weiterverwenden und meistens noch optimieren.

Question 24

Kann ich bestehende Bilder hochladen und verbessern lassen?

Accepted Answer

Ja, bestehende Portraits können in das System geladen und optimiert bzw. mit einheitlichem Hintergrund versehen werden. Wir sprechen in diesem Fall von «Post-Processing». Voraussetzung für ein erfogreiches Post-Processing ist ein minimaler Qualitätsstandard bei bestehenden Bildern.

Question 25

Welche Anforderungen haben bestehende Bilder für Post-Processing?

Accepted Answer

Für ein optimales Ergebnis sollte der Gesichtsbereich mindestens 400 Pixel breit sein. Je höher die Auflösung und je besser die Bildqualität, desto besser wird auch das bearbeitete Portrait.

Question 26

Wie funktioniert der Import bei Post-Processing?

Accepted Answer

Der Import ist ganz einfach: Du lädst eine Excel-Datei mit den Stammdaten hoch und dazu ein ZIP-Archiv mit den Bildern. Die Zuordnung erfolgt automatisch über den Dateinamen – so können auch tausende Bilder effizient importiert werden.

Question 27

Wie lange dauert Post-Processing bei vielen Bildern?

Accepted Answer

Pro Bild benötigen wir etwa 2 Minuten für die Verarbeitung. Bei grösseren Mengen dauert es in der Regel 1–2 Arbeitstage für bis zu 1000 Bilder. So können auch umfangreiche Bilddatenbanken effizient bearbeitet werden.

Question 28

Aus was besteht die Fotostation?

Accepted Answer

Die Fotostation besteht aus einer hochwertigen Holzverschalung mit integrierter professioneller Spiegelreflexkamera, einem iPad für die Benutzerführung sowie optimierter Beleuchtung. Die Kombination dieser Komponenten ermöglicht Aufnahmen in Studioqualität – ganz ohne Fotograf.

Question 29

Was benötigt es für die Fotostation?

Accepted Answer

Die Fotostation benötigt nur wenig Platz: etwa 1 Meter Abstand zwischen Station und Stuhl für die Person, die fotografiert wird. Zusätzlich wird eine Stromzufuhr benötigt. Das ist alles – die Fotostation ist kompakt und passt in nahezu jedes Büro.

Question 30

Wie funktioniert die Bedienung der Fotostation für Mitarbeitende?

Accepted Answer

Die Bedienung ist denkbar einfach: Mitarbeitende registrieren sich am iPad mit ihrer Personalnummer, folgen den Anweisungen auf dem Bildschirm und erstellen ihr Foto. Das Bild wird automatisch in euer betterPortrait Dashboard übertragen und kann dort wie gewohnt bearbeitet und exportiert werden.

Question 31

Welche Bildqualität liefert die Fotostation?

Accepted Answer

Die Fotostation liefert hochwertige Aufnahmen vergleichbar mit einem professionellen Fotografen – dank Spiegelreflexkamera und optimierter Beleuchtung. Die Bilder werden anschliessend durch unsere KI einheitlich bearbeitet, genau wie alle anderen Mitarbeiterfotos in eurem System.

Question 32

Wer installiert und wartet die Fotostation?

Accepted Answer

betterPortrait kümmert sich um alles: Wir liefern die Fotostation direkt zu euch und übernehmen die komplette Installation. Im laufenden Betrieb sorgt ein automatisches Warnsystem dafür, dass wir bei Fehlfunktionen sofort benachrichtigt werden. Die Wartung ist einfach und unkompliziert – ihr müsst euch um nichts kümmern.

Question 33

Kann die Fotostation auch ohne Internetverbindung genutzt werden?

Accepted Answer

Nein, die Fotostation benötigt eine aktive Internetverbindung. Die Bilder werden direkt nach der Aufnahme in euer betterPortrait Dashboard übertragen. Ein Offline-Modus ist nicht verfügbar – stellt daher sicher, dass am Standort der Fotostation WLAN oder eine LAN-Verbindung vorhanden ist.

Question 34

Was kostet die Fotostation?

Accepted Answer

Die Fotostation ist als monatliche Miete verfügbar und wird zusätzlich zu eurem bestehenden betterPortrait-Abo abgerechnet. So bleibt ihr flexibel und könnt die Fotostation bei Bedarf auch wieder zurückgeben. Kontaktiert uns für ein individuelles Angebot.

Question 35

Was ist ein dynamisches Gruppenbild?

Accepted Answer

Ein dynamisches Gruppenbild ist ein Bild, das wir aus verschiedenen einzelnen Fotos kombinieren. So entsteht ein professionelles Teambild, ohne dass alle Personen gleichzeitig vor Ort sein müssen.

Question 36

Wie werden die Portraits zum Gruppenbild zusammengesetzt?

Accepted Answer

Wir haben von jeder Person eine freigestellte Variante des Portraits und verwenden diese dynamisch für die Zusammensetzung. So können wir die Einzelbilder harmonisch zu einem Gruppenbild kombinieren.

Question 37

Wie bleibt das Gruppenbild aktuell?

Accepted Answer

Das Gruppenbild verwendet immer das aktuellste Foto jeder Person. Wenn sich ein Einzelportrait ändert, aktualisiert sich automatisch jedes Gruppenbild, in dem diese Person vorkommt. So ist dein Teambild immer auf dem neuesten Stand.

Question 38

Kann ich das Layout des Gruppenbilds anpassen?

Accepted Answer

Ja, wir bieten verschiedene Layoutmöglichkeiten an. Zum Beispiel Köpfe nebeneinander, mit Oberkörper, in verschiedenen Anordnungen und mit unterschiedlichen Hintergründen – passend zu deinem Corporate Design.

Question 39

Können die fertigen Mitarbeiterfotos exportiert werden?

Accepted Answer

Klar! Entweder über einen Massendownload im Dashboard oder automatisch über einen Export auf z.B. einen von euch zur Verfügung gestellten Sharepoint-Ordner. So habt ihr sämtliche Portraits in eurer gewohnten Umgebung. Übrigens: Das Format vom Dateiname kann beliebig konfiguriert werden und z.B. eure interne Mitarbeiternummer beinhalten.

Question 40

Erhalten die Mitarbeitenden ihr Foto ebenfalls?

Accepted Answer

Ja, nach der Bearbeitung erhalten die Mitarbeitenden ihr Foto zugeschickt. Sie können es auch jederzeit im Mitarbeiterportal herunterladen.

Question 41

Können Mitarbeitende jederzeit ein neues Foto von sich hochladen?

Accepted Answer

Sollte einer deiner Mitarbeitenden ein neues Portrait von sich wünschen, kann er das im Mitarbeiterportal anfragen. Administratoren eurer Firma können dies entweder manuell bewilligen oder die Anfrage kann je nach Firmeneinstellung auch automatisch akzeptiert werden. Danach erhält der Mitarbeitende eine Einladung zum Hochladen seines Portraits (über das digitale Onboarding).

Question 42

Können Portraits auch gelöscht werden?

Accepted Answer

Ja, Portraits können jederzeit durch berechtigte Personen gelöscht werden. Die Daten werden vollständig entfernt.

Question 43

Was passiert wenn ein Mitarbeiter meine Firma verlässt?

Accepted Answer

Wir haben konfigurierbare Lösch-Policies pro Firma. Üblicherweise werden die Mitarbeiterdaten und -bilder 30 Tage nach Austritt restlos von unseren Servern gelöscht.

Question 44

Kann betterPortrait in meine weiteren Systeme integriert werden?

Accepted Answer

Ja, wir bieten für gängige HR-Systeme (Abacus, Personio, etc.) sowie für übliche Speicheranbieter (Sharepoint, Google Drive, FTP, etc.) fertige Schnittstellen an. Individuelle Schnittstellen sind dank der offenen API-Schnittstelle jederzeit auch möglich.

Question 45

Kann betterPortrait an meine Website angebunden werden?

Accepted Answer

Problemlos. Jedes Mitarbeiterfoto verfügt über eine öffentliche URL, die direkt im CMS hinterlegt werden kann. Wir bieten zudem Plugins und Komponenten für die meisten gängigen CMS und Frontend Frameworks an.

Question 46

Wie läuft die Integration von betterPortrait ab?

Accepted Answer

In einem ersten Schritt definieren wir gemeinsam die Presets (Hintergründe, Formate, etc.), die Workflows (wer lädt die Smartphone-Fotos hoch?) und Texte (für die Mails und SMS an eure Mitarbeiter:innen).

Anschliessend richten wir das Dashboard ein und importieren allfällige bestehende Bilder. Diese können wir mit unserem Post-Processing ebenfalls einfach vereinheitlichen.

In einem letzten Schritt übergeben wir euch das Dashboard und binden allfällige Umsysteme (HR-Systeme, Webseiten, etc.) an.

Question 47

Wie lange dauert die Integration von betterPortrait?

Accepted Answer

Grundsätzlich ist betterPortrait eine Online-Software und kann somit sofort genutzt werden. Ein übliches Integrationsprojekt dauert je nach Komplexität zwischen zwei und vier Wochen.

Question 48

Welche CMS-Systeme werden unterstützt?

Accepted Answer

betterPortrait lässt sich mit praktisch allen gängigen Content-Management-Systemen integrieren. Dazu gehören WordPress, TYPO3, Drupal, Joomla, Contao und viele weitere. Die Integration erfolgt über unsere API oder durch manuelle Export-Funktionen. Unser Team unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung und passt die Anbindung an Ihre spezifischen Anforderungen an.

Question 49

Ist betterPortrait DSGVO-konform?

Accepted Answer

Ja, betterPortrait ist vollständig konform mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie dem Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG). Mit jedem Kunden schliessen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/ABV) ab, der die datenschutzkonforme Verarbeitung vertraglich regelt.

Question 50

Bietet betterPortrait einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

Accepted Answer

Ja, mit jedem Kunden wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/ABV) abgeschlossen. Dieser regelt die datenschutzkonforme Verarbeitung eurer Daten verbindlich. Auf Wunsch passen wir den Vertrag an eure spezifischen Anforderungen an.

Question 51

Wo stehen die Server von betterPortrait?

Accepted Answer

Unsere Server stehen in Zürich.

Question 52

Wo werden die Bilder gespeichert?

Accepted Answer

Sämtliche Bilder werden auf Servern in der Schweiz gespeichert. Auf Wunsch löschen wir automatisiert sowohl das originale Smartphone-Foto wie auch die bearbeitete Version, sobald du diese heruntergeladen hast.

Question 53

Werden meine Bilder für KI-Training verwendet?

Accepted Answer

Nein, niemals. Eure Bilder werden ausschliesslich zur Bearbeitung eurer Portraits verwendet und nie für das Training von KI-Modellen eingesetzt. Nach Ablauf der vereinbarten Aufbewahrungsfrist werden alle Daten vollständig gelöscht.

Question 54

Wer hat die Rechte an den Bildern?

Accepted Answer

Das Nutzungs- und Urheberrecht liegt zu 100% bei euch. Beim Upload durch die Mitarbeitenden selber stellen wir mit einer Checkbox sicher, dass auch der Mitarbeitende damit einverstanden ist. Wir verarbeiten lediglich die von euch hochgeladenen Portraitfotos.

Question 55

Wer hat Zugriff auf die Bilder?

Accepted Answer

Nur berechtigte Personen innerhalb deines Unternehmens haben Zugriff auf die Bilder sowie die Stammdaten. Die Sichtbarkeit kann im Dashboard auf Team-Ebene gesteuert werden. Falls die Bilder in die Webseite eingebunden werden ist jeweils die bearbeitete Version der gewählten Presets öffentlich abrufbar.

Question 56

Wie sicher sind meine Daten bei betterPortrait?

Accepted Answer

Sehr sicher. Wir nehmen Sicherheit sehr ernst und führen regelmässige Audits unserer Infrastruktur durch. Alle Daten werden nDSG und DSGVO-konform verarbeitet und in der Schweiz gespeichert. Zugriffe sind verschlüsselt und rollenbasiert gesteuert.

Question 57

Wie lange werden meine Daten bei betterPortrait gespeichert?

Accepted Answer

Die Speicherdauer richtet sich nach Ihrem Vertrag und den gesetzlichen Anforderungen. Standardmässig werden Mitarbeiterfotos so lange gespeichert, wie der Mitarbeitende im Unternehmen tätig ist. Nach Ausscheiden können Daten auf Wunsch sofort gelöscht werden. Alle temporären Verarbeitungsdaten werden automatisch nach der Bearbeitung entfernt. Als Kunde haben Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Daten und können diese exportieren oder löschen lassen.

Question 58

Wie funktioniert die Einwilligung der Mitarbeitenden?

Accepted Answer

Beim digitalen Onboarding müssen Mitarbeitende aktiv ihre Einwilligung zur Foto-Nutzung geben, bevor sie ein Bild hochladen können. Die Einwilligungserklärung kann individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Alle Einwilligungen werden revisionssicher dokumentiert und können jederzeit eingesehen oder widerrufen werden. So sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite.

Question 59

Welche laufenden Kosten fallen bei betterPortrait an?

Accepted Answer

Unsere Kostenstruktur gestalten wir sehr transparent. Die Kosten für unseren Service setzen sich aus zwei Komponenten zusammen: Die jährliche Lizenzgebühr orientiert sich an der Anzahl der verwalteten Bilder, also üblicherweise der Unternehmensgrösse. Die zweite Komponente ist die laufende Bildbearbeitung (üblicherweise für Fluktuation) und fällt pro bearbeiteten Bild an. So habt ihr von Anfang an eine transparente Kostenübersicht.

Question 60

Wie teuer ist betterPortrait im Vergleich zu einem Fotografen?

Accepted Answer

Viel günstiger. Üblicherweise ist betterPortrait knapp 10 mal günstiger, wenn man es mit den Kosten von einem Shooting für einen einzelnen Mitarbeiter inkl. Nachbearbeitung vergleicht.

Question 61

Wie teuer ist betterPortrait im Vergleich zu einer Fotobox?

Accepted Answer

betterPortrait kann üblicherweise mit den Kosten einer einfachen Fotobox mithalten. Zudem bietet betterPortrait darüber hinaus maximale Flexibilität: Fotos können zeit- und ortsunabhängig aufgenommen werden, die Qualität wird von unserem Algorithmus verbessert und in der Web-App kann ein individueller Styling-Guide hinterlegt werden.

Einstieg & Grundlagen