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Mitarbeiterfotos rechtssicher nutzen – mit sauber eingeholten Einwilligungen.
Ob Website, Intranet oder Badge: Für jede Nutzung eines Mitarbeiterfotos braucht es eine Grundlage. betterPortrait holt Einwilligungen direkt beim Foto-Upload ein, dokumentiert sie revisionssicher und setzt sie automatisch durch – konform mit nDSG und DSGVO.
Zwecke frei konfigurierbar
Du definierst pro Unternehmen, wofür Einwilligungen eingeholt werden – Website, Intranet, Social Media oder Badge. Jeder Zweck hat eigene Rechtstexte pro Sprache und Anrede, eine eigene Rechtsgrundlage und ist wahlweise erforderlich, optional oder widerrufbar. Sogar pro Abteilung lassen sich unterschiedliche Regeln hinterlegen.
Einwilligung direkt beim Upload
Mitarbeitende erteilen ihre Einwilligung genau dort, wo sie ihr Foto hochladen: im digitalen Onboarding, am Fotokiosk oder im Portal. Ein Klick genügt – wer möchte, passt die Auswahl pro Zweck an. Auch eine Ablehnung wird sauber dokumentiert.
Widerruf im Self-Service
Mitarbeitende sehen im Portal jederzeit, welche Einwilligungen sie erteilt haben, und können widerrufbare Zwecke selbstständig zurückziehen. HR wird automatisch informiert und das Foto wird von künftigen Exporten ausgeschlossen.
Revisionssicherer Nachweis
Jede Entscheidung wird mit exaktem Wortlaut, Version, Zeitpunkt und Herkunft protokolliert – unveränderbar. Bei einer Anfrage der Aufsichtsbehörde oder eines Mitarbeitenden hast du den lückenlosen Nachweis in Sekunden zur Hand.
Durchgesetzt bis zum Export
Einwilligungen sind bei uns keine abgelegten PDFs: Jede Export-Integration und die Auslieferungs-Schnittstelle geben ein Foto nur heraus, wenn die nötige Einwilligung vorliegt. Wird sie widerrufen, stoppt der Export automatisch.
Einwilligungs-API für deine Systeme
Deine HR- und IT-Systeme fragen den Einwilligungsstatus jederzeit über eine schreibgeschützte API ab – pro Person und pro Foto. So bleibt auch die Systemlandschaft ausserhalb von betterPortrait konsistent.
In den Datei-Metadaten verankert
Der Einwilligungsstatus wird direkt in die Metadaten der ausgelieferten Bilddateien geschrieben – als Teil der signierten Content Credentials nach C2PA-Standard. So bleibt die Information auch ausserhalb von betterPortrait mit dem Bild verbunden – egal, wo es weiterverwendet wird.
Auch mit eigenem Fotografen
Du arbeitest mit einem Fotografen und brauchst unsere Bildbearbeitung gar nicht? Kein Problem: Lade die fertigen Fotos einfach hoch oder importiere sie – betterPortrait holt die Einwilligungen per E-Mail nach und verwaltet sie zentral. Bestehende Foto-Bestätigungen übernimmst du mit einem Klick.
Erinnerungen & Anfragen automatisch
Fehlt eine Einwilligung, verschickt betterPortrait auf Wunsch automatisch eine Anfrage per E-Mail – zum Beispiel, wenn HR ein Foto stellvertretend hochgeladen hat. Den Stand siehst du jederzeit pro Person und pro Foto im Dashboard.
Häufig gestellte Fragen
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