Déclaration de confidentialité

1. Verantwortliche und Kontakt

1.1 Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist die betterPortrait AG, Weidenweg 15, 4310 Rheinfelden, Schweiz (betterPortrait, wir).

1.2 Anfragen zum Datenschutz richten Sie an privacy@betterportrait.ch oder an die obige Postadresse.

2. Geltungsbereich

2.1 Diese Datenschutzerklärung gilt für Personendaten, die wir als Verantwortliche bearbeiten: beim Besuch unserer Websites, bei Kontakt- und Demoanfragen, bei der Registrierung und Nutzung eines Kontos, in der Kundenbeziehung, im Vertrieb und Marketing sowie bei Bewerbungen. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2.2 Portraits und Daten von Mitarbeitenden, die unsere Kunden auf der Plattform hochladen oder über Fotostationen erfassen, bearbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Kunden. Für diese Daten ist der Kunde, in der Regel Ihr Arbeitgeber, verantwortlich, und es gilt dessen Datenschutzerklärung. Unsere Pflichten als Auftragsbearbeiterin regelt die Vereinbarung über die Auftragsdatenbearbeitung (ADV) mit dem Kunden.

3. Welche Daten wir wofür bearbeiten

3.1 Website-Besuch. Beim Aufruf unserer Websites bearbeiten wir technische Daten wie IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, aufgerufene Seiten, Referrer und Zeitpunkt. Zweck: Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse der Website. Rechtsgrundlage nach DSGVO: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

3.2 Kontakt- und Demoanfragen. Wenn Sie uns per Formular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, bearbeiten wir Name, Firma, Funktion, Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage, um diese zu beantworten. Rechtsgrundlage: vorvertragliche Massnahmen bzw. berechtigtes Interesse.

3.3 Registrierung und Konto. Für ein Konto auf der Plattform bearbeiten wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle sowie Login- und Nutzungsdaten. Zweck: Bereitstellung des Kontos, Sicherheit, Support sowie Mitteilungen zur Nutzung (z. B. Onboarding-E-Mails). Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. berechtigtes Interesse.

3.4 Kundenbeziehung und Vertragsabwicklung. Für Offerten, Verträge, Rechnungen und Zahlungen bearbeiten wir Kontakt- und Vertragsdaten von Ansprechpersonen unserer Kunden sowie Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage: Vertrag und gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

3.5 Vertrieb. Wir bearbeiten geschäftliche Kontaktdaten von Ansprechpersonen bei Unternehmen, für die unsere Leistungen in Frage kommen, auch aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Unternehmenswebsites oder beruflichen Netzwerken, um sie geschäftlich zu kontaktieren. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse. Sie können dieser Bearbeitung jederzeit widersprechen.

3.6 Newsletter und Marketing-E-Mails. Wenn Sie sich angemeldet haben oder Kunde sind, senden wir Ihnen Informationen zu unseren Leistungen und werten Öffnungen und Klicks aus. Rechtsgrundlage: Einwilligung bzw. bei Kunden berechtigtes Interesse. Eine Abmeldung ist in jeder E-Mail möglich.

3.7 Bewerbungen. Bewerbungsunterlagen bearbeiten wir ausschliesslich für das Bewerbungsverfahren.

3.8 Trust Center. Wenn Sie in unserem Trust Center Zugang zu Sicherheitsdokumenten anfragen, bearbeiten wir Name, Firma und E-Mail-Adresse, um die Anfrage zu prüfen und zu beantworten. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse.

4. Cookies und Analyse

4.1 Wir verwenden technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb von Website und Plattform erforderlich sind. Dazu gehört auch die Speicherung Ihrer Auswahl im Cookie-Banner; diese erfolgt ausschliesslich in Ihrem Browser und wird an keine Dritten übermittelt.

4.2 Analyse- und Marketing-Tools setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein, die Sie über unseren Cookie-Banner erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie helfen uns zu verstehen, wie unsere Angebote genutzt werden, und den Erfolg unserer Werbung zu messen. Die eingesetzten Anbieter finden Sie in Ziff. 5.1. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

4.3 Einzelne E-Mails enthalten Zählpixel, mit denen wir Öffnungen und Klicks messen. Sie können dies verhindern, indem Sie in Ihrem E-Mail-Programm das Laden externer Bilder deaktivieren.

5. Dienstleister und Empfänger

5.1 Wir setzen Dienstleister ein, die Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten. Sie sind vertraglich zu Datenschutz und Datensicherheit verpflichtet.

5.2 Weitere Empfänger sind Behörden oder Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, sowie Berater wie Treuhand, Revision oder Rechtsanwälte, die einer Schweigepflicht unterstehen.

5.3 Auf unserer Website verlinken wir auf soziale Netzwerke und Videoplattformen. Durch einen solchen Link allein gelangen keine Daten an diese Anbieter; erst wenn Sie ihn anklicken, gelten deren Datenschutzbestimmungen.

6. Übermittlung ins Ausland

6.1 Einige Dienstleister bearbeiten Daten in der EU, in Israel oder in den USA. Die EU/EWR und Israel gelten als Staaten mit angemessenem Datenschutzniveau, ebenso die USA für Unternehmen, die unter dem Swiss-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert sind.

6.2 Für Übermittlungen an Empfänger in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (SCC) mit den für die Schweiz erforderlichen Anpassungen. Eine Kopie der Garantien können Sie über die Kontaktadresse in Ziff. 1.2 anfordern.

7. Aufbewahrung

7.1 Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen.

7.2 Insbesondere gilt:

8. Ihre Rechte

8.1 Auskunft. Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten. Die Auskunft ist in der Regel kostenlos und erfolgt schriftlich oder elektronisch in einem gängigen Format. Bei offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anfragen können wir die Auskunft im gesetzlichen Rahmen verweigern oder eine angemessene Kostenbeteiligung verlangen.

8.2 Berichtigung und Löschung. Sie können verlangen, dass wir unrichtige Daten berichtigen oder vervollständigen und Daten löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein anderer Rechtfertigungsgrund entgegensteht.

8.3 Einschränkung. Nach DSGVO können Sie verlangen, dass wir die Bearbeitung einschränken, etwa wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder Widerspruch eingelegt haben.

8.4 Herausgabe und Übertragung. Daten, die Sie uns im Rahmen eines Vertrags oder mit Einwilligung bekanntgegeben haben und die wir automatisiert bearbeiten, erhalten Sie auf Wunsch in einem gängigen elektronischen Format, oder wir übermitteln sie, soweit technisch möglich, an einen Dritten.

8.5 Widerspruch und Widerruf. Bearbeitungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen, der Bearbeitung zu Direktwerbezwecken jederzeit und ohne Begründung. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. über die Cookie-Einstellungen oder den Abmeldelink in E-Mails.

8.6 Geltendmachung und Fristen. Anfragen richten Sie an privacy@betterportrait.ch. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Wir beantworten Anfragen innert 30 Tagen. Bei komplexen oder zahlreichen Anfragen können wir die Frist um bis zu zwei Monate verlängern; darüber informieren wir Sie mit Begründung innert der ersten 30 Tage.

8.7 Beschwerde. Sie können Ihre Rechte gerichtlich durchsetzen oder sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren, bei Anwendbarkeit der DSGVO auch bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem Land.

8.8 Daten Ihres Arbeitgebers. Betreffen Ihre Anfragen Portraits oder Daten, die Ihr Arbeitgeber auf der Plattform bearbeitet, wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber. Erreichen solche Anfragen uns, leiten wir sie an ihn weiter.

9. Datensicherheit

9.1 Wir schützen Personendaten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung, rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen mit Multi-Faktor-Authentifizierung, regelmässige Backups sowie jährliche Penetrationstests durch einen unabhängigen Dritten.

10. Automatisierte Einzelentscheidungen

10.1 Wir treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Sie. Die automatisierte Bildbearbeitung auf der Plattform fällt nicht darunter.

11. Änderungen

11.1 Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.